Contatos pessoais

  1. Adicionar um contato [top]
    Clique em Novo. Digite os detalhes dos contatos e clique em Salvar.
  2. Editar um contato [top]
    São propostos três métodos:
    • Exibir os detalhes do contato e em seguida clicar em Modificar
    • Fazer um clic duplo sobre o contato
    • Exibir as Ações do contato e selecionar Detalhes
  3. Foto [top]
    Você pode adicionar uma foto. A maioria dos formatos são aceitos: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF e RAW. A foto é automaticamente redimensionada.
  4. Aniversário [top]
    Se você preencher a data de nascimento de um contato pessoal, um evento recorrente será criado automaticamente em sua agenda pelos próximos 25 anos.
  5. Mapa [top]
    Exibir os detalhes do contato e clicar em Mapa. Essa função só está disponível se esse contato tiver um endereço postal (particular ou profissional). O mapa abre em uma janela separada.
  6. Acrescentar um comentário [top]
    Você pode acrescentar um comentário a um Contato. Os comentários sobre um contato de grupo serão visíveis por todos os membros do grupo. Selecionar Comentário nas Ações de um Contato. Os Contatos com um comentário são indicados por um ícone.
  7. Anexar um Documento [top]
    Você pode anexar (ou linkar) um Documento a um Contato. Por exemplo, você pode anexar um CV a uma pessoa.

    Exibir os detalhes do Contato e clicar na aba Anexos. Em seguida, selecionar um Documento.

    NB: Se o contato for compartilhado, lembre-se de dar os direitos de acesso necessários ao Documento.

    Uma vez anexado o Documento, você poderá facilmente acessar seus Detalhes. Você poderá também suprimir o link posteriormente, se necessário.

  8. Verificar um contato [top]
    Esta função somente está disponível para seus próprios contatos.

    Permite verificar automaticamente os dados do contato: o sistema envia um e-mail para o contato solicitando que ele revise seus dados (com exceção do campo "Comentários" e das Tags). O e-mail contém links para aprovação ou edição dos dados. Você será notificado por e-mail caso o contato aprove ou edite os dados.

    Nota: esta função permite que o contato delete dados na ficha dele.

Agenda de endereços do grupo

  1. Acesso aos contatos do grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  2. Direitos de acesso padrão [top]
    • Todos os membros do grupo sempre podem ver os contatos do grupo. Em outras palavras, eles sempre têm o Leia certo.
    • Um criador de contatos sempre pode editá-lo. Ele pode conceder o Editar direito a alguns ou a todos os membros.
    • O administrador do grupo e os coadministradores sempre podem adicionar e excluir conteúdo (ou seja, contatos). Eles podem atribuir Adicionar conteúdo e Adicionar e excluir conteúdo a alguns ou a todos os membros.
  3. Criadores: permitir edição [top]
    O direito de Editar um contato permitirá que os membros selecionados o mantenham atualizado. É concedido contato por contato.
  4. Administradores: permitem adicionar e/ou excluir conteúdo [top]
    Conceda os direitos Adicionar conteúdo (ou seja, contatos) ou Adicionar e excluir conteúdo. Excluir conteúdo significa excluir qualquer contato no grupo.
  5. Dê direitos de acesso a um membro [top]
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo ao qual este membro pertence.
    3. Procure esse membro digitando seu nome (ou parte dele) no campo de pesquisa
    4. Selecione o direito de acesso que deseja atribuir no menu suspenso Acesso direito.
    5. Clique em Adicionar.
    6. O membro agora aparece no Resumo dos Direitos.
    Você pode selecionar vários membros de cada vez.

    Você pode, a qualquer momento, retirar os direitos de acesso concedidos.

  6. Dê direitos de acesso a todos os membros [top]
    1. Clique em Adicionar.
    2. Selecione um grupo.
    3. Selecione o direito de acesso que deseja atribuir no menu suspenso Acesso direito.
    4. Clique em Adicionar.
    5. O grupo agora aparece no resumo de direitos.
    NB:se alguém se juntar ao grupo mais tarde,ele se beneficiará automaticamente dos direitos de acesso concedidos dessa maneira.Se você quiser evitar esse acesso,atribua direitos aos membros atuais individualmente.

    Da mesma forma,se um membro atual deixar o grupo mais tarde,eles não terão mais direitos de acesso.

    Você pode retirar a qualquer momento os direitos de acesso concedidos.

  7. Adicionar um contato do grupo [top]
    Nota: Você pode adicionar conteúdo somente se o administrador do grupo lhe houver autorizado.

    Adicionar um novo contato da mesma forma que em seu ambiente privado.

  8. Compartilhe dados privados com um grupo [top]
    Nota: O administrador do grupo deve tê-lo autorizado previamente a adicionar documentos na pasta dos documentos do grupo na qual você quer compartilhar seu Documento.

    Se o documento já existir em seu ambiente privado, você pode compartilhá-lo com o grupo. Ir aos seus documentos privados e selecionar Compartilhar com grupos nas Ações do Documento. Clicar no botão Compartilhar. Em seguida, escolher um grupo e uma pasta de destino nesse grupo.

  9. Compartilhar dados do grupo com outro grupo [top]
    Assim como você pode compartilhar um item privado com um grupo, você pode compartilhar um item de grupo com outro. Abra Compartilhar com grupos e selecione um grupo ao qual você recebeu o direito Adicionar conteúdo.

    Como o compartilhamento deve ser feito documento a documento, você não deve usá-lo muitas vezes. Provavelmente, é melhor criar um grupo adicional contendo dados comuns do que compartilhar muitos itens entre dois grupos.

Deletar contatos

  1. Deletar um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Deletar.
  2. Deletar uma seleção de contatos [top]
    Assinalar os contatos a serem deletados, exibir as Ações e selecionar Deletar.
  3. Esvaziar a agenda de endereços [top]
    Esta operação excluirá todos os contatos do catálogo de endereços atual. Marque a caixa no topo da lista, à esquerda em Novo e clique em Excluir nas Ações.

Correio eletrônico

  1. Enviar um e-mail [top]
    Clicar em um dos endereços e-mail do contato.
  2. Enviar um SMS [top]
    Clicar no número de celular do contato.

    Nota: Aconselhamos assinar suas mensagens SMS para que os destinatários saibam quem as enviou.

  3. Enviar um fax [top]
    Clicar no número de fax do contato.

    Se não puder clicar no número, verificar se ele foi digitado no formato internacional. Verificar também que o número foi digitado num campo de fax. Se for o caso, modificar o nome do campo com a ajuda do menu rolante.

Busca

  1. Pesquise em ferramentas e ambientes [top]
    O campo de pesquisa está localizado na parte superior direita da tela. Digite uma palavra ou suas primeiras letras para iniciar uma pesquisa.

    Pesquisa e ferramentas:

    • Se você estiver usando uma ferramenta (Mensagens, por exemplo) e iniciar uma pesquisa a partir daí, ela pesquisará nesta ferramenta.
    • Se nenhuma ferramenta for selecionada quando você iniciar uma pesquisa (na página inicial, logo após o login, por exemplo), ela pesquisará em todas as ferramentas. A lista de resultados exibirá o tipo de dados para cada resultado. Para voltar à página inicial, clique no logotipo no canto superior esquerdo.
    Pesquisa e ambientes:
    • Se o seu ambiente privado for selecionado quando você iniciar uma pesquisa (seus documentos particulares), por exemplo), ele pesquisará neste ambiente.
    • Se um grupo for selecionado quando você iniciar uma pesquisa, ele pesquisará apenas nesse grupo.
    • Você pode ampliar ou restringir a pesquisa clicando no triângulo para exibir as opções de pesquisa avançada. Na seção Pesquisar em, selecione Privado ou Privado + Grupos. Se você selecionar o último, a pesquisa será feita em todos os grupos ao mesmo tempo.
  2. Busca avançada [top]
    A maioria das ferramentas possui uma busca avançada, com os critérios adaptados a cada ferramenta.
  3. Sintaxe no campo de busca [top]
    • Se você digitar várias palavras, a busca retornará os dados que contêm todas essas palavras. Se você digitar "OR" entre as palavras, a busca retornará os dados que contêm uma dessas palavras.
    • A busca não diferencia maiúsculas de minúsculas
    • Você pode acrescentar uma estrela (*) após ao menos 4 caracteres para representar todas as palavras que se iniciam com esses caracteres.
    Exemplos:
    • férias havaí (equivalente a férias AND Havaí) retornará os dados que contêm as palavras férias e Havaí.
    • Maui OR Havaí retornará os dados que contêm as palavras Maui ou Havaí.
    • "boas férias" (com as aspas) retornará os dados que contêm a expressão "boas férias".
    • "info*" retornará dados que contêm palavras iniciando com info (informática, informações etc.).
    • vírus -computador retornará os dados que contêm a palavra "vírus" mas não a palavra "computador".
  4. Resultados [top]
    Os resultados estão limitados a 200 e são exibidos por ordem de pertinência.
  5. Ultima busca [top]
    Você pode mostrar os resultados da última busca clicando em Resultados de busca na parte esquerda da tela.

Impressão

  1. Impressão de um contato [top]
    Exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.
  2. Imprimir uma seleção de contatos [top]
    Selecionar os Contatos, exibir as Ações de um Contato e selecionar Imprimir.

    Assinalar a primeira opção para imprimir todos os Contatos.

Palavras-chave

  1. Para que servem as etiquetas? [top]
    As etiquetas possibilitam organizar seus dados em função de etiquetas como Urgente, Importante etc e/ou segundo projetos, clientes etc. A primeira etapa consiste em criar suas próprias etiquetas.
  2. Acesso aos filtros [top]
    Selecionar qualquer dado, exibir suas Ações e selecionar Etiquetas.
  3. Criar uma etiqueta [top]
    Na janela das etiquetas, entrar o nome da nova etiqueta na parte superior e clicar em Adicionar. Em seguida, escolher eventualmente uma cor para essa etiqueta.
  4. Modificar uma etiqueta [top]
    Os nomes das etiquetas não podem ser modificados após terem sido criados. No entanto, você pode modificar suas cores.
  5. Deletar uma etiqueta [top]
    Na parte esquerda da tela, exiba a tag Ações e selecione Excluir.
  6. Atribuir uma etiqueta a um dado [top]
    Selecionar Etiquetas nas Ações do dado. Na janela das etiquetas, assinar uma ou várias alternativas segundo as etiquetas que queira atribuir. Você poderá em seguida atribuir outras etiquetas ou retirar.
  7. Mostrar os dados com determinada etiqueta [top]
    Há duas maneiras de fazer isso:
    • Clique em uma tag na parte esquerda da tela. Se a lista de tags não for exibida, abra-a clicando no triângulo. Para voltar à exibição normal, clique na pasta atual (Minha agenda, Meus contatos, etc.)
    • Abra a pesquisa avançada e selecione uma etiqueta.
  8. Etiquetas e grupos [top]
    As etiquetas são próprias a uma pessoa e não a um grupo: não existe etiqueta de grupo. Desaconselha-se utilizar etiquetas em dados de grupo.

Sincronização com os smartphones

  1. Funcionalidades [top]
    Sincronize os aplicativos do seu smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) com ContactOffice Mensagens, Calendários e Contatos. Acesse ContactOffice dados diretamente nos aplicativos do telefone (por exemplo: o aplicativo iPhone Calendar) e sincronize com eles.

    Você pode sincronizar vários dispositivos, sendo ContactOffice o servidor de sincronização.

    Caso ocorra algum problema durante a sincronização processo (conexão perdida, falta de energia etc.), a próxima sincronização assumirá que os dados atualizados estão em ContactOffice.

    Essa sincronização mantém os dados já presentes no seu smartphone.

  2. Dados locais e dados do servidor [top]
    Os dados já presentes no seu dispositivo móvel permanecem sempre. Os dados presentes em ContactOffice serão adicionados em uma "camada" diferente: se você desativar a sincronização móvel, essa camada desaparecerá.

    Seu dispositivo precisa saber onde os dados que você cria devem ser armazenados: em o dispositivo ou em ContactOffice. Para calendário e contatos, selecione sua conta ContactOffice nos respectivos aplicativos.
  3. iPhone/iPad [top]
    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida.
    2. Vá para 'Configurações' do dispositivo.
    3. Toque em 'Senhas e contas'.
    4. Em "Contas", toque em "Adicionar conta".
    5. Toque em 'Troca'.
    6. Digite seu ContactOffice endereço de e-mail e uma descrição como 'ContactOffice'
    7. Toque em 'Avançar'
    8. Um alerta é exibido: "Entre na sua conta do ContactOffice Exchange usando a Microsoft?". Toque em 'Configurar manualmente', pois sua conta ContactOffice não está hospedada nos servidores da Microsoft.
    9. Digite sua senha ContactOffice.
    10. Toque em 'Próximo'
    11. Digite o servidor:www.contactoffice.com. Digite o Nome de usuário: NOME DE USUÁRIO (seu ContactOffice login)
    12. Toque em 'Avançar' e seu dispositivo verificará as configurações. Por padrão, ele sincroniza 5 tipos de dados (E-mail, Contatos, Calendários, Lembretes e Notas). Desative Lembretes e Notas porque ContactOffice não os trata. Desative outras ferramentas, se necessário.
      Toque em 'Salvar'.
      Nesse ponto, os dados começam a ser sincronizados. O tempo necessário para a conclusão da primeira sincronização depende da quantidade de dados.
    13. Por padrão, seu dispositivo sincroniza o Mail por 1 mês. Você pode definir uma configuração diferente em 'Senhas e contas' > 'ContactOffice' > 'Dias de correio para sincronização'.
    Nota: ajuda para o iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.) [top]
    Como muitas versões da plataforma Android coexistem, é impossível fornecer um guia passo a passo para cada uma delas.

    Como regra geral:

    1. Verifique se você está conectado a uma rede confiável e rápida. rede.
    2. Vá para "Configurações" do dispositivo.
    3. Vá para a guia "Contas" e toque em "Contas" em "Minhas contas".
    4. Toque em 'Adicionar conta'.
    5. Toque em 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Insira as configurações de conexão para ContactOffice, provavelmente em 'Configurações manuais':
      • endereço de e-mail: seu ContactOffice endereço de e-mail
      • Login: NOME DE USUÁRIO
      • Senha: sua ContactOffice senha
      • Servidor: www.contactoffice.com
      • SSL: sim
    7. Seu dispositivo agora tenta se comunicar com o servidor.
      Nota: pode demorar alguns minutos para os dados apareça.
    8. Altere as configurações ao seu gosto.
    9. Dê um nome a esta conexão e toque em 'Concluído'.
    10. A sincronização de dados é iniciada.
      Caso contrário, você pode iniciá-lo manualmente: volte para as etapas 2 e 3 e toque em 'Sincronizar tudo'.
      O tempo necessário para a primeira sincronização A organização para concluir está relacionada à quantidade de dados.
  5. Outro [top]
    Todos os dispositivos e softwares que podem ser sincronizados com um servidor Exchange (protocolo ActiveSync) podem ser sincronizados com ContactOffice:
    • Windows Phone
    • Windows Mail (Windows 8 e Windows 10)
    • Blackberry: diretamente para versões recentes e através do AstraSyncpara versões mais antigas
    • eM Client
    • etc.
    Use como configurações seu login (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha, seu endereço de e-mail e como nome do servidor: www.contactoffice.com. Use uma conexão segura, se disponível.

Sincronização com o Outlook

  1. Recursos [top]
    O Outlook (2013, 2016) pode sincronizar diretamente com ContactOffice.

    Você pode sincronizar seus e-mails, contatos e calendário entre ContactOffice e o Outlook. Os dados em ContactOffice aparecerão no Outlook, mas em uma conta separada. Os dados já presentes no Outlook não aparecerão em ContactOffice, a menos que você os importe em ContactOffice.

    Nota: O Outlook será desconectado do servidor se algo der errado com a sincronização. Para reconectar-se ao servidor, selecione a guia "Enviar/Receber" e clique duas vezes no botão "Trabalhar offline".

  2. Configurações [top]
    1. Selecione a guia "Arquivo"
    2. Selecione "Informações" na coluna esquerda (se ainda não estiver selecionada) e clique no botão "Adicionar conta"
    3. Selecione "Configuração manual ou tipos de servidor adicionais". Clique em "Avançar".
    4. Selecione "Serviço compatível com Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Clique em "Avançar".
    5. Preencha seu nome, endereço de e-mail, servidor (www.contactoffice.com), nome de usuário (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha. Clique em "Avançar"
    6. Clique em "Concluir"


    "O servidor não pode ser encontrado" (Outlook 2016)
    Se você inseriu o corrija o valor do servidor acima e obtenha o erro "O servidor não pode ser encontrado" no Outlook 2016 (versão 16.0.8431.2079 ou posterior), é porque uma atualização da Microsoft configurou o Outlook para conectar-se ao Office 365 usando Criação simplificada de contas"Você pode desativar esse comportamento seguindo as etapas explicadas aqui.

Sincronização CardDAV

  1. Melhor usar a sincronização [top]
    Se a sua assinatura e o seu dispositivo (computador, smartphone, tablet) puderem lidar com a sincronização, recomendamos usar o último. A configuração é mais fácil, existe apenas uma configuração para todas as ferramentas e a sincronização é mais robusta. No entanto, diferentemente do protocolo explicado nesta seção de ajuda, ele não trata os membros e os dados do grupo.
  2. Recursos [top]
    Os contatos podem ser sincronizados com o software de terceiros compatível com CalDAV.
  3. Limitações [top]
    A sincronização entre diferentes softwares implica limitações:
    • Se você usar o calendário ao mesmo tempo em ContactOffice e em um ou mais softwares de terceiros: atualize o calendário no software de terceiros antes de faça qualquer alteração, caso contrário, as alterações feitas em ContactOffice serão perdidas.
  4. Software compatível [top]
    NOTA: O Microsoft Outlook não possui CardDAV capacidades.
  5. Configurações de software [top]
    As configurações dependem do software usado.

    Catálogo de endereços Apple

    1. No menu "Catálogo de endereços", selecione "Preferências".
    2. Selecione a guia "Contas".
    3. Clique no "+" na parte inferior da janela. Na janela que se abre, selecione "CardDAV", digite seu login (NOME DE USUÁRIO), sua senha ContactOffice e o endereço do seu livro de endereços: https://www.contactoffice.com.
      Se não funcionar , tente com: https://www.contactoffice.com/ dav/NOME DE USUÁRIO/private/contatos.

    iPhone/iPad

    1. Em "Configurações", selecione "Contatos" e "Adicionar uma conta"; selecione "Outro" e, eventualmente, "Adicionar uma conta CardDAV".
    2. Digite https://www.contactoffice.com no campo "Servidor".
      Se não funcionar, tente com https://www.contactoffice.com/dav/NOME DE USUÁRIO/private/contacts.
    3. Digite seu login (NOME DE USUÁRIO) e ContactOffice senha.
  6. Agenda de endereços do grupo [top]
    Para acessar um catálogo de endereços do grupo, use o seguinte endereço: https://www.contactoffice.com/dav/groups/GROUP_NAME/_addbooks_/contatos/. Cuidado, o nome do grupo faz distinção entre maiúsculas e minúsculas: as letras maiúsculas devem ser inseridas como maiúsculas.
    Nota: a Apple atualmente não permite acessar dados do grupo.

Links Skype

  1. Funcionalidades [top]
    Skype é um sistema de chamadas telefônicas pela internet. Você pode ligar para outros usuários Skype gratuitamente. Com SkypeOut, você pode chamar telefones fixos ou celulares por um preço reduzido.

    Se você ativar os links Skype em sua agenda de endereços do ContactOfficel, você poderá:

    • Chamar com SkypeOut todos os números de telefone dos contatos privados ou de grupo.
    Para mais informações sobre Skype e SkypeOut, visitar o site web do Skype.
  2. Ativar os links Skype [top]
    Como padrão, os links Skype estão desativados. Ir a Preferências da Agenda de endereços e assinalar a caixa ao lado de links Skype.

Importar - Exportar

  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecionar um ambiente (privado ou grupo). Clicar em Importar na barra de menus e escolher um formato de arquivo: Outlook, Google, vCard, LDIF ou .csv.

    A janela de importação mostra quantos contatos você pode importar.

  2. Exportação [top]
    Ir a uma agenda de endereços (privada ou de grupos), clicar em Exportar e escolher um formato: vCard, CSV ou PDF.

    Para exportar um único contato, exibir os detalhes do contato e clicar em Exportar vCard.

Configurações

  1. Acesso às Configurações [top]
    Você pode acessar Configurações de várias maneiras:
    • Quando você estiver em uma ferramenta, clique no botão "... " em Ações e escolha Configurações.
    • Clique no seu nome na parte superior direita da tela para exibir o menu e escolha Configurações.
    • No menu horizontal das ferramentas, escolha o ícone Configurações.
  2. Ordem de exibição [top]
    Por padrão, os Contatos são exibidos sob a forma: Prenome-Nome. Você pode modificar a ordem para Nome-Prenome.

    Essa ordem será aplicada em todas as janelas que mostram uma lista de pessoas (ferramenta Contatos, acréscimo de participantes a uma reunião, direitos de acesso etc.).

 

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