Geral

  1. Para que servem os grupos? [top]
    Os grupos lhe possibilitam compartilhar dados com outros usuários e utilizar plenamente todas as possibilidades do ContactOffice.

    O compartilhamento é realizado de duas formas:

    • Cada grupo dispõe de um espaço próprio: Documentos do grupo, Calendário do grupo etc. Todos os membros do grupo acessam esse espaço comum.
    • Seus dados privados podem ser compartilhados com os membros de seus grupos. Essa abordagem é sobretudo útil para o Calendário.
    Fazer parte de um grupo tem as seguintes consequências:
    • Você pode visualizar os períodos ocupados (com exceção dos detalhes) nos Calendários dos membros do grupo.
    • Você pode enviar Documentos na caixa de depósito de um membro
    • Naturalmente, os outros membros também dispõem das mesmas possibilidades em relação a você.
  2. Criar grupos simples [top]
    Criar grupos unicamente com as pessoas com quem você efetivamente compartilha informações.

    É mais eficiente criar diversos grupos pequenos com um esquema simples de compartilhamento (direitos de acesso idênticos para todos os membros) do que um único grande grupo com um esquema complexo de direitos de acesso (direitos diferentes conforme os membros).

  3. Exemplos de grupos simples [top]
    Seja uma empresa de 10 pessoas: 1diretor, 1 secretária de direção, 3 vendedores e 5 empregados na produção.
    • Um grupo composto pelas 10 pessoas. Colocaremos aí as informações úteis a todos. Todos terão acesso aos períodos ocupados de seus colegas. Conforme as necessidades, direitos de acesso suplementares poderão ser configurados nos calendários pessoais para que, por exemplo, a secretária possa acessar a agenda completa do diretor.
    • Um grupo para a venda, com o diretor como administrador. Membros: os 3 vendedores e a secretária.
    Um grupo para a produção, com o diretor como administrador. Membros: os 5 empregados e a secretária.
  4. Um grupo para o diretor e a secretária: conterá dados mais confidenciais, que somente eles devem acessar.
  5. Outros grupos podem ser criados conforme as necessidades em termos de compartilhamento, sejam eles pontuais ou permanentes.
  6. Acesso aos dados de grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no seletor de ambiente, cujo valor padrão é "Privado".
  7. Grupos e opções de conta [top]
    Cada membro do grupo tem um Nome de usuário e opções de conta (assinatura). Dentro de um grupo, as opções de conta dos membros não importam: todos os tipos de assinatura possibilitam aderir a grupos e os membros de um grupo podem ter tipos de assinatura diferentes. Da mesma forma, o fato de pertencer a um grupo não influi no tipo de assinatura, que permanece inalterado.

Grupos que você administra

  1. Definição [top]
    O administrador de um grupo é a pessoa que gerencia o grupo. Ao criar um grupo, você é automaticamente o administrador desse grupo.

    O administrador é o único capaz de adicionar, editar ou deletar conteúdo nas ferramentas do grupo (calendário, documentos etc.), mas ele pode dar esses direitos a certos membros ou a todo o grupo.

    O administrador do grupo não está autorizado a deixar o grupo, a menos que tenha escolhido um novo administrador.

  2. Criar um grupo [top]
    Primeira etapa: criação do grupo
    1. No menu Novo, selecionar Grupo.
    2. Escolher um nome explícito para o seu grupo. Esse nome de ser único.
    3. Indicar, eventualmente, uma descrição que informará os membros sobre os objetivos e/ou o conteúdo do grupo.
    4. Determinar, eventualmente, um tipo de atividade e um setor.
    5. Especificar a língua de trabalho do grupo. Trata-se de uma indicação aos membros que as interações devem ser feitas nessa língua, mas cada um pode utilizar a interface na língua de sua escolha.
    6. Determinar se o grupo deve ser visível no repertório dos grupos, que pode ser acessado por uma pesquisa. Por padrão, o grupo não aparece no repertório.
    7. Determinar se o repertório dos membros deve ser público. Se você assinalou a opção anterior, você pode também escolher publicar a lista dos membros do grupo.
    8. Determinar se o grupo é aberto a todos. Se o grupo for visível no repertório dos grupos, qualquer pessoa poderá se tornar membro do grupo.
    9. Clicar em Salvar para criar o grupo.
    O procedimento não está terminado, pois seu grupo não tem membros nem dados.

    2.a etapa: convite aos membros

    1. Clicar em Convidar ou selecionar Convidar nas Ações do grupo.
    2. Selecionar os membros nos Contatos: membros de grupo existentes, contatos privados ou contatos de grupo.
      Se os membros não fizerem parte dos Contatos, clicar na aba e-mail, digitar um nome, um endereço e-mail e especificar a língua do membro. Clicar em Adicionar para convidar pessoas suplementares.
    3. Os membros recebem um e-mail de convite. Eles devem aceitar o convite para serem adicionados ao grupo.
    4. Os membros que aceitaram o convite aparecem na aba Membros.
      Para lembrar os membros que não responderam ao convite, clicar na aba Convites em curso e selecionar Reenviar nas Ações do membro em questão.
    3.a etapa: conteúdo e direitos de acesso
    Com a criação de um grupo são criadas ferramentas de grupo. O grupo dispõe de seus próprios Documentos, de seu próprio Calendário etc.
    Nesse ponto, somente você, como administrador do grupo, está autorizado a adicionar conteúdo nas ferramentas do grupo.
    Se você quiser definir direitos para todos os membros, pode já fazê-lo. Se quiser definir direitos individuais (para cada membro), deve esperar que todos os membros tenham aceitado o convite.
    1. Em cada ferramenta, criar, se necessário, a arborescência das pastas e configurar os direitos de acesso em função do que deseja. Veja a ajuda de cada ferramenta para mais informações.
    2. Colocar seu próprio conteúdo no grupo.
  3. Modificar um grupo [top]
    O administrador de um grupo pode a qualquer momento modificar os parâmetros do grupo, com exceção do nome do grupo.

    Exibir as Ações do grupo na parte esquerda da tela e selecionar Detalhes.

  4. Adicionar membros [top]
    O procedimento utilizado na rubrica "Criar um grupo" pode ser empregado a qualquer momento.
  5. Retirar membros [top]
    Quando um membro é retirado, ele deixa de ter acesso às ferramentas de grupo. Entretanto, o conteúdo que ele próprio adicionou ao grupo permanece disponível para os outros membros.

    Na lista dos membros, exibir as Ações do membro e selecionar Retirar.

    Se você desejar retirar todos os membros em uma única operação, exibir as Ações do grupo e selecionar Retirar todos os membros.

  6. Deletar um grupo [top]
    A deleção do grupo suprimirá todo o conteúdo nas ferramentas de grupo. Preste atenção!

    Deletar o grupo só é possível após terem sido retirados todos os membros.

  7. Capacidades do grupo [top]
    Como um ambiente privado, o ambiente de um grupo tem capacidades (MB para documentos, por exemplo). Essas capacidades são definidas pelo tipo de assinatura do administrador do grupo. Assim, o administrador do grupo geralmente terá o tipo maior de assinatura.

    Exemplo: um tipo de assinatura tem capacidade de 100 MB para Documentos.

    • O administrador tem 100MB para seus documentos privados.
    • Cada grupo criado por esse administrador tem uma capacidade de 100 MB para Documentos. Em outras palavras, os documentos colocados dentro de um grupo por todos os membros (incluindo o administrador) não podem exceder 100 MB.
    • Se o tipo de assinatura permitir a criação de 3 grupos, a capacidade total para os Documentos é de 400 MB: 100 MB para cada grupo e 100 MB para documentos privados do administrador.
    As capacidades para os ambientes privados dos membros do grupo são definidas pelo tipo de suas próprias assinaturas.
  8. Condições para criar um grupo [top]
    O número máximo de grupos que você pode criar é determinado por seu tipo de assinatura.
  9. Número máximo de membros [top]
    Cada grupo tem um número máximo de membros. É definido pelo tipo de assinatura de seu administrador.
  10. Número de administradores [top]
    Um grupo tem somente um administrador (por vez).
  11. Mudar o administrador [top]
    O administrador atual pode se retirar e nomear um novo administrador entre os membros do grupo. Para tal, exibir a lista dos membros do grupo e clicar em Torna-se administrador.

    Uma vez que as capacidades do grupo (número de grupos, número de membros e capacidades para os objetos do grupo) são definidas pelo tipo de assinatura de seu administrador, assegurar-se de que o novo administrador tem um tipo de assinatura com capacidades suficientes.

Dados de grupo

  1. Direitos de acesso nas ferramentas de grupo [top]
    O administrador, assistido por eventuais coadministradores, determina quais membros podem adicionar e/ou deletar conteúdo no grupo. Por padrão, somente o administrador e os coadministradores estão autorizados a adicionar e a deletar conteúdo.

    Ao adicionar conteúdo, o membro determina quem pode modificá-lo. Por padrão, ele é o único autorizado a fazê-lo. Portanto, os administradores não têm direito de modificar o conteúdo adicionado por um membro; no entanto, se necessário, eles podem suprimi-lo.

  2. A caixa de "Todos os membros do grupo" [top]
    Se você selecionar a caixa "Todos os membros do (nome do grupo)" depois de ter clicado em Acessar, os membros que podem aderir ao grupo mais tarde terão os mesmos direitos que os membros atuais.

Coadministradores

  1. Definição [top]
    O administrador do grupo pode nomear um ou mais coadministradores para assisti-lo na gestão do grupo. Por exemplo, um diretor que é o administrador do grupo pode nomear sua assistente para a função de coadministradora para que ela possa configurar os direitos de acesso nas diferentes ferramentas.

    De forma concreta, um coadministrador de grupo:

    • Tem o direito de acrescentar ou suprimir conteúdos em todo o ambiente de grupo: Calendário, todas as pastas dos Documentos etc.
    • Pode modificar os direitos de acesso administrados ao nível das ferramentas (ex : Calendário) e ao nível das pastas (ex : Documentos).
    Não pode realizar as outras operações, que permanecem reservadas ao administrador do grupo: modificar os parâmetros do grupo etc. Ele tampouco pode nomear ou revogar coadministradores.
  2. Nomear um coadministrador [top]
    Na lista dos membros do grupo, exibir as Ações do membro e selecionar Nomear um coadministrador.
  3. Revogar um coadministrador [top]
    Na lista dos membros do grupo, exibir as Ações do membro e selecionar Revogar coadministrador.

    O coadministrador perde todos os direitos que obteve quando foi nomeado para essa função. Se ele tiver direitos específicos atribuídos a ele anteriormente (ex.: adicionar conteúdo em uma determinada pasta), ele os conserva após a revogação.

Grupos a que você pertence

  1. Buscar um grupo [top]
    Clicar em Encontrar um grupo na barra de menus. Usar pelo menos 2 entre os seguintes critérios:
    • Nome de grupo: digitar pelo menos 3 letras consecutivas.
    • Atividade: determinar se é um grupo profissional ou não.
    • Setor: se for um grupo profissional, especificar o setor econômico.
    • Idioma
    Nota: Grupos privados nunca aparecem no resultado de busca.
  2. Aderir a um grupo [top]
    O procedimento é específico a cada tipo de grupo:
    • Grupos abertos
      São listados no diretório de grupos. Fazer uma busca e clicar em Participar.
    • Grupos Fechados
      Também estão no diretório de grupos. Fazer uma busca e enviar um e-mail para o administrador do grupo. O endereço e-mail aparece na descrição do grupo.
    • Grupos Privados
      Esses grupos não podem ser buscados: você precisa ser convidado pelo administrador para participar.
  3. Sair de um grupo [top]
    Selecionar Sair.
 

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